企业电子邮件内部办公的oa系统代替方案,企业oa+行业管理软件的应用如何融合?

  导语:企业电子邮件内部办公的oa系统代替方案,企业oa+行业管理软件的应用如何融合?

  企业电子邮件内部办公的oa系统代替方案

  oa系统是面向企事业单位全员化应用的管理软件,通过oa系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式,使日常许多通过手工完成的事情,被计算机和网络提供的功能所代替,移动互联网时代基于手机oa的移动办公,进一步提升了oa在企业信息化中的作用和价值。

  oa系统在某种意义上讲,是改变企业用户的办公习惯,很多企业喜欢使用电子邮件进行内部的沟通,有的则是严重依赖于微信沟通。电子邮件在Internet兴起之后逐步得到了广泛的应用,目前大部分企业都会使用电子邮件,有的是用于对外的沟通与联系,无需像即时通讯软件一样的添加好友,有了邮件地址即可进行邮件的收发,而有很多的企业将电子邮件用于内部的沟通与管理。但不可否认的是,使用oa软件进行内部管理有着电子邮件无法比拟的优势,企业电子邮件内部办公也有很多的oa系统代替方案。

  一、信息公告、内部意见征求

  使用电子邮件发布内部的公告和制度,内部部门和人员之间工作问题的沟通,是目前很多企业日常使用得非常多的应用。

  承元OA的代替解决方案

  1、通知公告与信息发布

  (1) 信息与公告的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索。

  (2) 支持按指定接收人的范围发布,如:分公司、部门或用户等。

  2、工作沟通单

  使用工作沟通单实时的发起沟通、意见征求,接收对象的即时提醒,回复与转发。

  二、请示报告

  使用电子邮件进行日常的沟通和汇报,是目前很多企业日常使用得非常普遍的应用,如:下级日常工作的请示、汇报,上级的回复与批示。使用电子邮件沟通时,当某个问题的处理周期比较长,沟通的细节比较多,参与的人员比较多时,电子邮件会显得杂乱和“堆积如山”,邮件沟通就明显有些力不从心了。

  1、工作日记、工作计划

  下级每日、每周、每月等工作的汇报,工作任务的计划与总结,上级对下级工作汇报的查看、批示。

  2、工作沟通单

  实现单位内部工作的协调与沟通管理,如:工作的请示,相关问题的沟通、协调与解决等,相比邮件信息存储更久、更清晰,信息关联与检索更具优势,信息提醒更方便、快捷。

  三、文件资料的收发

  内部资料和文件的发送与接收,邮件发送会对附件进行编码速度比较慢,每个人都需要发送,不仅管理不方面而且占用网络资源和带宽,而oa系统中的附件资料是共享的。

  1、通知公告和信息发布中的附件资料下载

  2、文件交换,文件的发送、提醒、接收、回复、转发、补发

  3、资料中心,按权限维护和查看,支持条件检索和全文检索

  4、承元OA即时通讯模块的文件发送与接收

  四、消息提醒

  一些用户单位喜欢使用电子邮件进行消息提醒,有的是一些缺乏客户端的管理软件的提醒,点击电子邮件中的链接进入系统查看内容和进行相关的操作。

  1、PC办公用户的客户端即时消息提醒

  2、移动办公用户的手机app消息推送

  3、oa系统内部的角标提醒、POP弹窗提醒、各种列表提醒、日程安排提醒等,适合于不同场合和需求下的消息提醒

  单位内部的部门和用户有着较强的联系,隶属于组织架构中的不同位置,相互之间有着固定工作属性和关系,而oa系统在设计上充分的考虑了这些管理上的特点,因此对于单位内部的沟通和管理,使用oa系统处理比电子邮件方便、快捷和易于管理,尤其是复杂事务和业务性质的沟通管理,电子邮件不存在固定关系的人员的依赖,在对单位外部用户的联络沟通方面优于oa系统。

  企业oa+行业管理软件的应用如何融合?

  企业的行业管理软件与oa协同办公的有机融合,可以更好的发挥oa系统的作用和价值,提升行业管理软件的综合效果,在企业信息化中有着非常重要的作用和应用价值。企业oa作为一个企业全员化参与的办公平台,除了日常的各类流程审批、行政办公之外,深层次的信息化需要依据不同行业的需求与行业管理软件相融合,企业oa与行业管理软件融合可以构建oa+行业管理软件于一体的办公平台,有的是已经存在多个管理系统需要与oa集成,有的则是需要在现有OA的基础上扩展部分业务系统功能,如:业务的审批,实现在手机移动端的行业管理软件等,那么企业oa融合行业管理软件有哪些优势呢?

  一、构建统一的业务管理应用入口

  基于oa提供统一的行业管理软件应用入口,统一的消息提醒,同时提供手机移动端的应用入口。oa办公系统不同于其它的管理软件,如:ERP面向生产部门,CRM面向销售和市场部门,而企业oa是面向的是单位内的所有用户,因此OA软件具有使用范围广泛的特点,使用的对象包括:管理层、销售部门、生产部门、技术部门、行政部门等,选择以oa系统为基础平台和行业管理软件应用入口,与其他行业管理软件系统的集成整合是比较好的解决方案。

  二、业务管理内部协同协作的优势

  oa系统办公中的协同协作是基础,作为很多企业的行业管理软件,在很多场合下也有内部协同协作的需要,企业内部行业管理软件解决跨越不同的部门、岗位和人员之间协作,不同系统之间的协同协作,企业外部与客户、供应商及合作伙伴的协同协作。发挥oa+行业管理软件内部协同协作的优势,提升内部的行业管理软件效率,降低人为出错的概率,降低企业的经营管理成本,提升企业对外的响应效率和综合的服务能力。

  三、流程审批实现业务管控

  1、将业务管控的相关环节放在OA流程审批中实现,管理者可以关键节点上掌控和管理企业事务,如:订单审批流程、合同和报价审批、采购审批和应付账款支付流程,工程管理费用支付的审批流程、售后问题审批流程等,这些是企业业务的相关环节管理。

  2、通过oa系统的流程审批实现业务管控和流向,只有经过相关环节负责人的审批和处理,才能继续行业管理软件的后续过程,如:订单审批之前要对客户进行系列的管理,订单审批通过后产生了应收账款、财务收款、发货和后续的系列服务管理。

  3、oa与业务系统的集成开发,实现与供应商、客户和合作伙伴的高效协作,真正构建起有生命力的运营管理体系。

  四、发挥移动办公+行业管理软件优势

  行业管理软件的移动化有着更多的探索和发展空间,是企业信息化不可缺少的重要部分,合理的发挥手机移动端的行业管理软件优势,实现oa移动办公和行业管理软件的深度结合,将企业部分的行业管理软件延伸到手机移动端,在完成日常oa协同办公的同时,让重要的业务处理不再受时间和地点的限制,将会大大提升了企业内部业务协同和协作的能力,整体上提升企业oa与信息化的效果。

  企业oa融合行业管理软件的模式

  1、oa与行业管理软件做集成开发

  适用对象:大中型企业

  大中型企业一般会有多个独立的行业管理软件,每个系统的功能模块更细致和深入,如:OA、ERP、CRM、HR,这些系统一般是在不同的时期由不同的软件厂商提供,多个系统之间有业务数据的不统一,数据之间缺乏关联性,系统之间存在数据重复维护管理的问题,此时一般可以将企业oa作为基础平台,集成和整合相关的功能和应用,实现多系统之间的数据交换和传输。

  2、oa办公软件中包含了行业管理软件

  适用对象:中小企业

  该模式适合以企业oa为主,在oa的基础上融入部分行业管理软件功能,由于很多行业管理软件的要求上不如大中型企业细致和深入,与oa一体化的应用效果比多系统的效果好。

  企业有oa协同办公的要求,又有行业管理软件的信息化内在需要,对这些中小企业而言,oa+行业管理软件更符合实际需要,如果同时实施多套管理软件,不仅意味着更高的购买和实施成本,同时需要耗费更多的使用成本和维护成本。

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