导语：OA系统需求规划容易出现的三个问题,为何OA系统产品落后服务再好也无法弥补？
OA系统需求规划容易出现的三个问题
OA系统需求规划与实施推广是用户的必修课，企业OA信息化不等同于简单的产品购买和使用，需要结合单位的实际管理并经过实施服务才能落地。用户单位OA负责人需要具备一定的信息化经验，需要在了解OA系统作用的前提下，合理规划需求并选择适合自身需要的OA产品和厂商，需要组织协调好内部OA系统的实施推广，并协调好OA供应商保障后续技术支持服务，整体上OA用户单位需要做好以下系列工作：
1、结合自身的情况，熟悉OA软件的作用和应用范围;
2、梳理内部的需求和流程，确定OA软件实施的目标和范围;
3、选择符合自身要求的OA软件产品和OA厂商;
4、配合OA系统厂商进行开发实施;
5、组织并协调好各部门人员，做到有计划、有步骤的培训和推广
从以上可以看出，用户OA系统实施效果的好坏自身经验是关键，其中OA系统需求规划是首当其冲的，一些用户单位在需求规划中容易出现以下三个方面的问题：
1、OA系统需求功能很简单
问题原因：自身缺乏OA信息化经验，不是很了解OA系统的作用
一些中小企业用户对OA不是很了解，OA功能和需求规划的时候往往过于简单，如：只使用oa发布信息和通知公告、沟通，文件资料的存储，单位很少使用PC电脑却没有考虑移动办公需求等，这样最终必然导致OA软件的应用效果不好，让OA变得可有可无。
一个单位的内部管理涉及众多的人员和事务，作为解决内部管理的oa有其作用的范围，典型的包括沟通、审批、协作、文档资料、人事、行政、考勤、客户、销售、采购、公文收发、业务集成，以及移动办公方面的应用等等，过于简单的需求会导致使用OA的价值和发挥的作用不大。
2、OA系统需求过于复杂或宽泛
问题原因：贪大求全，需求没有边界和重点
实际上没有任何一个OA办公系统能解决企业的所有管理上的问题，功能需求太多，OA软件实施的周期长、风险大，造成了企业自身成本和资源的浪费，单位OA办公系统的具体使用者很难在短时间内熟悉和掌握，给OA办公系统实施带来了诸多的困难。
对OA系统需求可以整体规划但可以分步实施，在实际应用中进行合理的取舍，对于不清晰的需求可以暂缓实施，对于复杂多变的需求，可以选择扩展性和二次开发能力强的平台型OA软件产品，以保障OA软件后续的不断深入应用，需要避免以下问题：
(1) 将其他需求过多融入OA中，如：ERP的需求、企业的业务管理系统等;
(2) 尽量避免不必要的、大量的定制开发，尤其是市面上已经有类似产品的业务系统需求开发;
(3) 系统的集成开发必须是条件允许、技术上可行的;
对于前期需求不是很清晰，或需求变化和调整大的，平台型OA是有着个性化需求用户单位的不二选择。
3、OA系统需求没有结合自身特点
问题原因：OA负责人不了解自身单位的情况，无法做到和实际需要相结合
不同行业和单位的管理模式千差万别，融入自身管理特点和优势是必须的，任何通用的OA功能或者适合别人的功能但并不一定适合自身。好的OA功能应该是紧密围绕企业管理上的特点和优势，这样的OA系统通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点，在通用化的基础上融入个性化需求，让OA系统的实用性更高。
目前市面上有众多的OA软件产品，有付费的也免费的，用户好像可选择的产品非常多，功能上也给人感觉都“差不多”，但很多产品只适合要求不高的简单使用，很多OA产品缺乏平台化的技术架构和个性化的服务能力，有的虽然可以提供项目模式的定制开发服务，但高昂的服务代价是大多数中小企业所无法承受的。平台型OA具有良好的技术架构，良好的扩展性、集成性和二次开发能力，大大降低了OA系统开发和维护的技术难度，是有着个性化需求用户单位的不二选择。
OA软件实施不是一个单纯的产品购买和技术服务的问题，OA系统的实施推广不仅仅是对厂商的要求，更需要的是用户单位具备一定的组织实施能力，需要用户单位有一定的信息化经验，OA系统需求的规划和管理能力，需要单位的制度配合落地和后续的执行力保障。
为何OA系统产品落后服务再好也无法弥补?
OA系统产品和软件服务二者是oa需求落地的必要条件，选择了一款好的OA系统产品如果没有良好的服务保障，没有结合用户需求并提供相应的实施，难以取得良好的效果;如果选择了技术架构落后的OA系统产品，OA技术团队服务再好也无法弥补，用户感觉产品一般和“落差大”，技术落后的OA产品带来的是服务成本更高，可维护和扩展性差用户需求无法很好的实现满足，稳定性差则增加了系统的维护代价。
OA系统需要提供实施和服务才能上线并提供用户使用，而OA实施需要厂商和最终用户的紧密协调合作，不同企业对OA的要求不同，实施难度也不一样，很多OA项目包含不同程度的个性化开发，而拥有良好用户体验和技术架构先进的OA系统产品，是OA实施取得良好效果的必备条件。
技术架构是OA系统的灵魂
OA系统产品基础平台和技术架构是整个软件的基础和核心，系统的性能、安全性、稳定性、扩展性和二次开发能力，以及后续的系统维护与服务等，都和OA基础软件平台息息相关。技术架构先进的OA系统产品，是提供良好服务的前提基础，是确保OA深入和长久应用的保障。
OA系统产品技术架构落后，不仅影响自身的产品升级和迭代，系统落后缺乏灵活性维护不方便，更为严重的是在面对不同用户需求时，对个性化需求的二次开发支持弱，整体上表现为影响系统的实施和服务，随着用户OA需求的细化和应用的逐步深入，会让这类OA系统产品功能变得“可有可无”。
架构落后对软件服务带来的影响
1、用户需求功能无法很好满足
OA系统产品功能看似完整很多功能不符合用户需要，深入使用很多功能存在欠缺后续需要大量的二次开发，增加不必要的开发和实施成本，由于技术架构落后和扩展性不好，直接导致OA开发的技术难度大、开发工作量大和代价高，新开发的功能需要较长的时间才能逐步稳定，甚至是因为OA产品技术架构和系统设计的缺陷而无法实现。
2、OA后续的维护服务代价高
不同用户单位的所属行业不同、管理模式不同，对oa软件的需求和要求也不同，不同用户的服务难度也不同，而有的包含了大量的个性化需求，存在与其它系统之间的集成开发。受限于落后的OA系统产品技术架构和系统设计，针对用户的需求实现难度大，或服务的成本代价高，服务难度大、服务效率低、服务收费高。
如：oa系统产品后台管理功能弱，缺乏扩展性增加了oa系统维护与服务的技术难度。在系统维护中，一些常见的变化可以通过oa系统提供的后台管理配置调整即可，如果一些基本的调整都需要经过oa厂商代码开发，不仅维护效率低，同时也导致了维护成本的增加。
3、稳定性和性能不好
OA系统产品的稳定性与采用的软件平台、技术的先进性、系统的架构设计等有着密切的关系。随着OA应用的不断深入，数据的不断积累，以及企业规模的扩大导致OA并发用户数的增加，OA系统的访问速度变慢，OA运行时程序出错率高，OA服务经常中断或崩溃，移动端APP的手机OA闪退和卡顿。
4、部分OA产品的易用性不好
OA系统产品看似功能齐全和完整，但很多功能在实际中不符合用户需要，同时增加了系统的使用难度和维护服务代价，导致OA系统的培训和服务难度大，实施难度大，用户接受难度大。
因此OA系统产品落后服务再好也无法弥补，产品技术上存在的缺陷将会严重影响后续的软件服务，影响系统的开发和维护，影响系统的深入应用，影响系统的稳定和正常运行。中小企业OA信息化的资金和人力投入有限，需要一种能够发挥自身个性化优势、风险低、性价比高、实施维护方便的信息化解决方案。平台型OA系统拥有良好的技术架构，大大降低OA系统开发和维护的技术难度，让OA系统的实施和服务变得更加容易，平台型OA符合中小企业信息化的内在需求，可以更好的发挥中小企业OA信息化的综合优势。
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