如何用好OA系统?OA系统的功能模块与OA系统的价格

  导语:随着信息化的不断深入,OA系统在企事业单位的部署也越来越收到关注,那我们就来讨论一下:OA系统的四大系统功能模块,用好OA系统的要点,一套OA系统要多少钱?

  一、OA系统的四大系统功能模块

  1.企业通知公告

  OA系统中的通知公告包含了文件的起草、领导的审核、发布、全员提醒、浏览回复、及时搜索等几个功能。同时也支持添加文件附件功能,在线阅览下载等。

  2.企业流程规范化管理

  针对企业的工作模式,形成工作流体系,对于规范化管理,主要用于日常办公审批流程,并通过线上的方式,不再受时间空间的限制。

  日常工作文件的收发,保存到系统内,关于行政方面的工作,比如工作汇报、出差申请、采购、报销、请假等流程都在线上的方式,解决行政问题。

  3.人事档案管理

  一般企业都会有HR管理系统,OA就是一个简单版的人事记录模块,帮助企业记录员工信息,如果需要招聘等功能,建议添加HR模块,包含招聘、人才信息库、用人申请等管理内容。

  4.各部门、各分公司的协作管理

  协作管理是企业中存在的严重问题,这是因为有时间、区域的不同,相互协作难上加难,OA系统的协作功能。

  无论是部门还是个分公司,都能实现共同协作,相当于公司内部知识库,自然在拥有共同权限人手中,就能实现知识共享,共同协作。

  这就是OA系统的四大功能模块,也是OA系统的基础功能,同时也是企业中需要的核心必然模块,在企业中的使用率也是很高的。

  二、用好OA系统的要点

  1、OA流程切合业务

  企业要想用好OA,首先需要分析自身业务,理清业务流程,然后建立全面覆盖传统办公的人事行政审批、业务合同审批等企业核心业务和公告、新闻、调查、讨论等应用功能的OA系统,提升企业的人员关联、协同关联、项目关联和业务关联,使业务以流程形式呈现,让人员节点为进度量器是用好OA的首要关键。

  2、实现全员应用OA

  OA办公系统,本身就是面向全员的工具,所以能够实现全员应用非常重要。正是如此,就必须保证OA系统的切实落地,需要公司出台相应的规定来加以保障,使公司人人都用OA。 OA系统实施完毕后,需要企业制定相应的管理制度予以保障,这个制度也就是使用OA办公系统的方法、规范和奖惩措施等。同时,每一项制度文件都应该详细介绍其操作方法、使用对象、责任人,对某些功能还要有奖励和惩罚的措施,如流程怎么使用,文件怎么共享,日记怎么考核等,让员工明确的了解系统的使用方式和规范。

  3、让OA数据成为依据

  OA办公系统为企业提供了开放、扁平化的沟通平台,意见、建议和分享都可以得到反馈。更为重要的是OA将流程节点数字化,由此产生的企业数据更是价值连城。

  通过OA系统得到的实时数据和实时统计结果的智能展现,管理者及时地进行管控和指导。而且,OA中的数据更细致,更全面,也更客观公正,不仅记录了所有销售数据,还有所有过程数据,从而辅助管理者更客观地看待问题,助力企业管理。

  三、一套OA系统要多少钱?

  1、OA系统价格主要由企业不同的需求决定,

  选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的”鸡肋”功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。其实,就OA的功能来说,在通用的核心功能之外,每增加10%,价格至少会增加100%-300%,经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。需要注意的是,为满足中小企业客户”小而全”的特点,有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块,这些模块往往是”看起来很美”,并不能代替专业的管理软件,只能做最简单的记录和备份工作 。

  2、价格低固然是好事,但是是不是越低越好呢?

  首先,质量问题,以及产品的稳定性、升级性、版权等是不是有保障?其次,服务问题。软件的服务是和产品融为一体的,软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用,不然用户利益得不到有效的保障,服务费就成了一个无底洞。

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