为什么要选择财务管理系统?财务管理系统的功能模块与ERP与财务管理系统的影响

  导语:财务管理系统实现全方位的国际化转型,需重新梳理组织模式、规范财务管理制度与流程,应以会计电算化和财务管理信息化为切入点。在当下大多数企业都有内部局域网或云服务平台,羯备内部硬件基础设施。基于此,企业财务管理逐步突破了传统的管理思路约束,从而做到紧密衔接国际化趋势与财务管理系统。那我们来聊聊:财务管理系统功能模块,ERP系统对企业的影响——财务管理方面,为什么要选择财务管理系统?

  一、财务管理系统功能模块

  1.收付款合同管理

  企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的。收付款合同管理系统为企业提供了基于信息化技术的合同管理功能,支持企业对以自身为当事人的合同依法进行录入登记、审批、履行、变更、冻结、终止以及审查、监督、控制等一系列活动。其中录入登记、审批、履行、变更、冻结、终止是收付款合同管理的内容;审查、监督、控制是收付款合同管理的手段。

  收付款合同的执行过程包括合同起草、合同审批、合同生效、合同履行、合同冻结/解冻、合同变更、 合同终止及查询统计环节。

  2.应收管理

  应收管理帮助企业处理所有债权业务及相关管理工作,包括:企业与客户、部门和业务员所形成的应收款、收款业务的管理,为企业提供各种往来款项的处理(转移并账、坏账、核销等)及相关查询、统计功能。通过对应收款项全方位的管理,实现应收业务与销售业务的紧密连接,加强企业对资金流入流出的核算与管理。

  3.应付管理

  应付管理帮助企业处理所有债务业务及相关管理工作,包括:企业与供应商、部门和业务员所形成的应付款、付款业务的管理,为企业提供各种往来款项的处理(债务转移、付款并账等)及相关查询、统计功能。通过对应付款项全方位的管理,实现应付业务与采购业务的紧密连接,加强企业对资金流入流出的核算与管理。

  4.网上报账

  以“网上报账”产品作为企业全员发起财务相关业务流程的统一入口门户,包括基于不同角色视角的报账人门户、审批人门户。其中报账人门户可以填制单据、查看未完成单据、已完成单据;审批人门户可以查看待审批、已审批任务。包括费用报账相关单据、应收单、应付单、收款单、付款单、付款申请,可以发起费用、应收、应付、资金收付款项业务流程,把企业财务管理的所有业务过程通过系统进行统一管理,通过流程显性化企业的管理制度,并降低人为干预的风险。

  网上报账是所有财务前端业务的前台入口,主要完成企业全员应用时实际报账人发起的费用借款报销、应收应付、资金收付款业务流程,各级业务领导对业务进行审批的过程。费用管理、应收管理、应付管理则是企业财务部的应用系统,帮助企业财务部费用会计、应收应付会计等专岗对费用借款报销、应收应付、资金收付款业务进行审批、结算及核算处理。

  支持共享服务:所有单据支持影像扫描与查看、在共享服务作业平台上进行作业派单。

  网上报账系统中的报销单、借款单、费用申请单、预提单支持在共享服务中心作业平台中进行处理,共享服务中心作业平台处理时可以自定义单据模板样式、修改有限的单据字段、查看单据关联的影像、预览凭证;支持单据是否需要扫描影像、单据是否加急,加急状态的单据在共享服务中心会被优先提单及审核。

  5.费用管理

  费用管理支持员工自助报销和授权代理报销,提供对借款、报销费用进行预算、资金计划的控制,提供借款余额、借款和费用明细、费用汇总查询,及借款账龄分析报表,从而强化费用报销管理、提高资金支付效率,降低运营和管理成本。通过提供共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销,可满足集团级企业对资金集团管控、有效运用资金的需求。

  强化了对费用管理与核算方面的应用,增加了对费用申请、费用分摊与结转、待摊费用摊销等业务的支持,并提供更多的查询统计报告,体现在:可跨多个组织分摊费用(含事后结转);支持待摊费用处理; 提供“费用申请——借款——报销”的费用报销流程,对费用申请环节实现事前控制;在项目预算方面,报销单可受项目预算控制等。

  在费用管理中设有费用申请单及借款单、报销单的单据大类,预置了常用的借款报销单据类型及模板,业务人员可自主填报借款单、报销单,由管理人员及财务人员对借款、报销单据进行审核、冲销等后续操作。产品同时还支持共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销。

  企业可以根据自身情况,将费用管理和网上报账结合使用,或者单独使用费用管理模块。

  6.费用预算

  费用预算系统能够满足企业集团管控的应用要求,提供了完善的企业费用预算体系解决方案,为企业提供了从预算目标下达、下级预算填报、预算数据上报和批复、数据多版本管理、预算调整、执行监控和预算多维分析等完整的预算管理解决方案。

  费用预算主要用于满足企业对费用计划管理的要求,同时也可满足一些项目快速实施的要求。费用预算和全面预算产品共用一个数据平台,相较于全面预算产品,在功能上有所精简,并预置了一些费用计划模型。

  费用预算主要适用于同时满足以下条件的用户:

  没有预算合并业务,或者有预算合并业务但比较简单,不需要使用预算系统进行预算合并业务处理;

  预算样表简单,也就是说其预算维度只能是系统预算的指标维度(预算主体、时间维度、币种、业 务方案等)。如果超出预置指标维度,例如有按行业、项目、客户等其他维度管理预算的,则建议使用全面预算。

  预算系统解决方案分为四大块内容:

  预算体系创建平台:通过该平台搭建用户的多维预算体系,预算体系支持集团管控,既可以满足集中式管理型集团的应用要求,又可以实现各下属企业个性化预算体系的要求;

  预算填制的过程管理平台和预算填制的全流程支持:实现预算填制的过程管理,监控下级的预算填制过程;支持从集团预算目标下达、下级预算填报、预算数据上报、预算数据批复、数据汇总、预算数据调整等全过程的预算填制过程;支持预算几上几下的填报过程;

  预算的分析和执行监控平台:提供了执行监控功能,能够从业务数据获取执行数,对业务系统进行预算控制和预警;支持预算多维分析,可以按不同的角度进行数据分析,预置了差异分析、趋势分析和预算分析等分析方法;

  支持 Excel 客户端,通过 Excel 客户端,可完成预算表单设计、数据填制、预算分析等操作。

  7.固定资产

  固定资产管理系统实现对固定资产从新增到报废整个生命过程的价值进行跟踪管理,不仅仅关注固定资产的价值管理,同时也实现对无形资产、递延资产的管理。实现了对最新的会计准则进行了全面支持与适配,既支持包括固定资产建卡、变动、减值、评估、拆分合并、折旧与摊销、盘点、减少等日常业务应用,也支持包括资产追溯调整、资产组减值、模拟折旧等高级业务应用。

  固定资产管理与资产实物管理一起实现对企业资产的价值与实物两个生命周期的全面跟踪与管控,帮助企业提高资产利用率,降低资产维护运营成本,并对资产投资、配置决策提供详尽的数据支持。

  8.存货核算

  存货核算作为库存管理的后台,是从成本的角度管理存货的出入库业务。其主要功能是核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本,完成对采购暂估业务的处理(在采购中处理、存货自动记账)、存货成本的调整、材料计划价格的调整、材料成本差异的计算分摊、提取存货跌价准备等,通过对存货成本的计算可以及时准确地将各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上,为企业全面成本管理、成本分析提供可靠、及时的基础数据。

  存货核算系统全面支持工业企业、商业企业各种计价方式下的存货成本核算,并可提供实时的出库成本及对成本的模拟计算,动态地反映存货资金的增减变动情况,支持存货的跌价提取准备。在保证企业生产经营的前提下,降低存货库存,减少存货资金的占用,加速资金的周转。

  从产品功能角度而言,存货核算系统的核心可以简单归纳为两点:

  按照物料设置的计价方式核算存货的发出成本。

  将物料成本信息传递到会计平台。

  9.欧盟报表

  欧盟报表,主要用于 EU 内的企业在 EU 的成员国向相关机构进行报税,主要包括两部分内容:纳税申 报表(VAT return)、欧盟内统计报告(Intrastat)。

  二、ERP系统对企业的影响——财务管理方面

  1.ERP扩大了财务管理的内容。

  传统工业经济时代,经济增长主要依赖厂房、机器、资金等有形资产。而知识经济时代,企业资产中以知识为基础的专利权、商标权、计算机软件、人力资源、产品创新等无形资产所占比重将大大提高。无形资产将成为企业重要的投资对象之一。然而,由于无形资产确认、计量的困难,传统核算型软件受到很大限制,进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。ERP系统除了财务系统外,还包括供应链管理、人力资源等系统,可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测,丰富了财务管理的内容

  2.ERP促进了财务管理系统的规范化。

  ERP财务管理系统可以对各项业务进行规范化计量并自动生成相应的凭证,保证了会计信息的规范性和可靠性,保障了财务管理所需信息的质量

  3.ERP促进了财务管理系统决策科学化。

  ERP本质上是一个模拟系统,财务数据进入ERP系统之后,很容易计算出各种变化的影响,差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正,这就大大缩短了企业进行决策的时间。借助于ERP财务系统,模拟企业在不同的利润率、成本影响下,分析企业资金流与物流发生的变化后,再慎重地做出决策,有利于提高企业适应力与竞争力。ERP系统的优越性就在于它能够提供企业经营管理者需要的各种营运信息,使管理者能适时做出全面专业的决策,有效地适应市场变化的需要,为公司获取丰厚的利润。

  4.ERP系统改变了企业资金管理模式。

  作为公司的管理者,必须时时关心整个公司的资产流动性,防止发生公司整体的支付危机。在现实情况下,大型企业发生财务危机甚至倒闭,很多是由于资金的周转不灵。ERP资金管理的两个重要功能,即自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核,可以使集团总部作为投资中心,进行资金的合理分配与运用。ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中短期现金流量的预测,能及时预警,保证公司的顺利运作。

  5.ERP提高了财务管理系统的实时性。

  随着全球信息化的发展,企业为了确立竞争优势,必将更加关注产品进入市场的时间、质量、服务水平和运营成本的降低,并且能够迅速在降低的各类经营成本和缩短产品进入市场的周期间寻求平衡,提高对企业内部其他部门和外部组织的财务管理水平,外部环境的变化迫使企业管理决策必须实时性。在ERP系统中可以实时看到:每日库存的收、发、存状况;采购的每一种产品的价格情况;生产任务的完成情况;收入的实现以及货款的回收等情况随时可在财务模块看到。这样财务人员能比以前更加迅速准确地了解企业的资源的利用状况

  三、为什么要选择财务管理系统?

  1、认识企业需求是选择财务软件的基础;

  2、选择财务处理流程适合企业管理流程的软件;

  3、选择功能模块满足企业现有及未来发展需求的财务软件;

  4、关注数据的安全性;

  5、选择售后服务较好的财务软件;

  6、选用性价比高的财务软件。

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