浅析“互联网+”时代移动OA系统设计,移动OA(手机OA)是什么?与OA系统有何关系?

  移动OA(手机OA)是什么?与OA系统有何关系?

  手机OA,即大家常说的移动OA,是指用户通过手机等移动设备访问OA系统,让用户无需打开PC电脑即可使用OA软件。目前,移动OA的协同办公可以说已经非常普及,成为了协同办公的核心应用,用一部手机将PC办公和移动办公结合起来,得以更好地构建企业/单位/组织的协同办公的一体化信息平台。

  手机OA的优点

  移动OA最大的优点是可移动、操作方便、携带方便,对于长期在外出勤人员及企业领导来说,还可以随时随地工作,让管理者、高端商务人士、业务精英自由掌控工作时间,及时有效地处理办公中的突发性事件和紧急事件,这是使用PC端OA系统无法满足的。

  依托手机OA中的移动办公平台,各级管理者可以随时审批决策,高效处理日常事务;员工们可以立即沟通,及时了解需要完成的任务,安排自己的工作日程;企业也可以使用移动OA,协调企业内不同部门、分公司和人员的工作任务,实现企业信息化、流程化的标准化管理。

  手机OA和PC端办公OA的关系

  手机OA移动办公和PC办公两者是互补协作的关系,移动端+PC端一体化组合,能够让企业信息化更简便、覆盖率更广、效率更高。对于一些职业来说,如:销售、市场、客服、行政、管理、技术等等,手机OA和PC端办公“双管齐下”可以大大降低企业的经营管理成本,提升企业的服务能力和办公效率。

  浅析“互联网+”时代移动OA系统设计

  作者:罗红梅

  OA系统是我国企业管理中最为普及以及成熟的应用系统,是联合企业办公与计算机网络功能相结合的一种新型办公方式。为进一步提高企业行政办公的规范性和标准性以及工作效率,设计一套适合本单位的办公系统是现代化办公的基本要求。随着“互联网+”理念的不断深化,移动OA系统已成为企业信息化建设的一项重点任务。

  0 引言

  随着“互联网+”时代的到来,4g网络和智能终端的快速发展,传统的PCOA模式已经无法满足当前用户随时随地的办公需求,因此移动OA系统应运而生。用户可以使用移动OA浏览企业文件、审阅和处理文档,并进行有效的管理。由于移动OA弥补了传统OA系统的许多不足,它得到了用户的青睐和快速发展。

  1 办公自动化移动OA系统设计

  办公自动化OA系统涵盖日常办公中涉及的诸多方面,因此在系统架构方面既要考虑实际可操作性又要兼顾系统安全性。该系统的功能模块主要包括系统登录、个人管理、工作流程、公文收发、工作管理、文件流转、印章审批、组织机构信息、文件文档管理、信息综合交流、车辆管理等模块。

  1.1 系统架构

  一般而言,在办公自动化OA系统设计时需要结合其实际情况,办公自动化OA系统设计时采用了“引擎引进+功能自定义”的新型模式。借助企业技术支持,在系统平台上可以自定义OA系统的具体功能。基于此,OA系统采用了基于J2EE的各种技术与B/S架构三层结构相结合的设计思路进行搭建。J2EE提供了统一的技术规范,并且对JDBC、JSP、XML等均可提供支持,在很大程度上简化了开发、部署以及维护的工作量。B/S架构则是目前使用者最易于接受的操作形式,使用者只需要通过浏览器就可以完成相应的前台操作,所见即所得,一目了然。

  1.2 功能模块

  根据实地调查,企业日常办公中涉及到的常规业务涵盖收发文,文件流转,文件归档,印章审批等,通过与相关部门协调沟通后,将OA系统功能模块初步拟定。OA系统从功能模块角度可分为系统基本功能、个人事务管理、公共事务管理、公文管理以及信息公开五大部分,涵盖财务、人事、宣传、党政办以及各职能部门相关业务办理及信息发布。系统基本功能模块中提供了个人的资料设置、密码修改及找回、电子邮箱和通讯录以及即时通讯服务。而个人事务管理是整个OA系统的灵魂,其中涵盖了所有的收发文,文件流转,文件归档,印章审批,车辆管理,库房管理等功能。而这些功能均借助工作流技术等由OA系统自动完成。综合利用OA系统中提供的人员数据,可以自动寻找工作流的流转走向,顺利实现工作流的流转。这不仅帮助使用者节省了填表、审核、签字时间,同时也极大地提高了工作效率。通过结合实际情况对具体流程加以策划,可以最大限度地与纸质办公相融合。

  2 基于“互联网+”时代下的移动OA系统设计存在问题

  2.1 用户结构复杂

  办公自动化系统的用户结构通常是较为复杂的,业务的协同、工单的流转都需要多种身份、多种权限参与其中,这给系统的设计规划带来两个挑战:

  一方面,设计师必须成为专业的业务高手,而不能仅仅作为一个外部人员闭门造车。一个合格的OA系统不只是一个“工具”,其实质是一整套规范管理流程的具现化。设计师只有对整套管理流程、协作链条有充分的了解,才能做出优秀的产品。

  另一方面,设计师需要平衡多方的需求,提高产品整体的用户体验。在从企业客户承接设计项目时,设计师接到的需求往往来自企业领导,对产品做最终决策的也是如此,而实际操作和使用产品的广大基层用户却很难参与到对产品的提议和评估中来。面对这种实际情况,OA系统的设计师需要通过调查,广泛地挖掘企业客户、各层管理者、普通基层用户各方面的需求和痛点,既要让客户满意,又要协调好各类用户的需求。

  2.2 信息量庞杂与有限的展示空间

  OA系统的另一个特征是信息量的庞杂,这其实是企业级应用固有的一个特征。个人在网上购物可能一次只买几件商品,企业级采购的订单却可能以百万为单位。在OA系统中,工作日历、企业通信录、填写申请表单等常见功能,在信息量上也是个人应用所无法企及的。

  2.3 碎片化的使用场景

  移动OA系统的另一个特征是碎片化的使用场景。场景(Scene)是指用户在何种背景、环境和境遇下使用某产品,基于真实的场景进行设计是交互设计师的重要素养。

  在规划一款移动OA产品时,设计师必须意识到,他的用户不同于传统的PC端OA用户在安静、舒适、专注的办公室里处理公文。更可能出现的场景是:在拜访客户的路上提交外出申请;在医院看病后直接拍照上传病假单向领导请假;随手查看协同日程表来确定工作安排……在这些场景下,用户利用碎片化的时间办理行政手续,他们的操作是随时可能被打断的,并期待能尽可能快地完成目标。移动OA系统的设计师必须针对这种碎片化的使用场景进行合理的设计。

  3 移动OA系统设计解决方案

  针对以上移动OA系统面临的问题和挑战,本文将尝试给出一些有实践意义的解决方案。

  3.1 通过调研贴近真实的使用者

  C端(toCustomer,面向个人用户的)的产品设计师经常需要费尽心力地“猜测”用户喜欢什么、需要什么。相比之下,企业级应用的设计师由于能够直接地从企业客户那里得到需求大纲,有时容易忽视对用户需求的调查和挖掘。然而,这种缺乏调研与需求分析的工作方式很容易导致产品实现效果不理想、没达到客户的真实需要,最终造成了更大的沟通和返工成本。由于移动OA产品在业务上具有专业性和复杂性,在用户结构上往往存在数个角色和权限层级,在使用场景上也与传统办公环境不同,设计师需要在理解用户需求上下更大的功夫。而通过调研贴近真实的使用者、了解真实的使用场景就成了设计中非常关键的一步。

  3.2 运用移动端的实用技术

  移动端与传统的PC端相比,有着展示空间有限、使用场景碎片化的劣势,但随着智能手机、移动互联网新技术的发展,移动App也能快捷地实现许多PC应用难以实现的功能。

  3.3 以“自动化”提高办公效率

  在固有的技术研发条件下,设计师可以通过策划与方案提高移动自动化办公系统的易用性,但要让用户体验得到飞跃式的提升,还需要依赖“自动化”技术的成熟与发展。

  4 结束语

  在“互联网+”背景下的移动OA系统的设计规划中,设计师需要通过前期调研贴近真实的使用者,注重功能与视觉上的简约,合理运用移动端的硬件优势与实用技术,并不断尝试以“自动化”提高办公效率,唯有这样才能设计出用户体验优秀的OA系统。

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