办公室OA系统是如何实现高效的办公管理?

  什么是办公室OA系统

  办公室OA系统是自动化办公系统,是企业将传统纸质的办公在网络技术的支持下转变为互联网办公的一种模式,用OA系统辅助企业内部办公,可以简化企业办事流程,提高企业工作效率,节省办公运营成本,实现无纸化办公。

  什么是办公管理

  办公室在企业中占有着重要位置,具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多种职能。办公管理主要体现在四个方面:公文管理、事务管理、处理信息和服务职能。

  上面我们了解了什么是办公室OA系统跟办公管理后,下面来看下办公室OA系统是怎么实现办公管理高效化。

  1

  公文管理实现在线一体化运转

  OA公文管理系统已形成一套完善的公文管理体系,以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用,实现了电子公文一体化运转,可以实现在编写、修改公文,在线收发公文。系统支持移动签批,领导可随时随地签署公文,让公文早点通过。

  2

  文档知识管理在线化

  以往的文档资料都是保存在柜子里的,而通过OA办公系统可上传公司内部各类培训视频课件,让员工随时点播观看学习,员工可以通过手机、电脑等随时随地查看和下载资料,实现随时随地移动办公。

  3

  处理信息的及时化

  OA办公系统有即时发布公告的功能,可以随时随地发布信息,信息一发布,就可即时通知到位。确保企业内部的及时沟通,提示保证企业内部沟通交流信息透明,为企业员工创造和谐、平等的办公环境。

  4

  会议实现无纸化

  通过OA系统,可以将会议所需的纸质性文件等材料上传到电脑端,转化为电子文档,会议不受场地影响,实现随时随地开会,也无需耗费过量的纸张。像会议助手应用,就是会议无纸化的一个例子,通过会议助手可以在企业微信实现会议室查询与预定、一键通知开会、扫码签到、上传保密会议纪要等工作。

  5

  让时间管理更有效

  以往的日程提醒都是用便签的形式或者笔记本的形式记录,容易忘记。通过OA办公系统可以在线计划日程管理,可直接生成视图,重要的事项还可以设置提醒功能,确保不会忘记或者错过重要的日程安排。

  6

  内部通讯变得简单化

  以往的部门联系需要通过打电话或者面对面交流的形式,通过OA办公系统,可以直接在线上通讯,方便省时。企业微信的通讯录,不用添加好友,查找该员工的资料,就可以直接进行在线对话。

  传统的办公管理模式大多体现在纸质化的文件中,部门之间的沟通、文件签署靠人力跑动来达成,费时费力。而办公OA系统的使用,让耗时耗力的办公管理变得高效起来。

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