一句话说清楚OA是什么:OA就是工作流+

  OA区别于其它软件类别之处,就在于它提供了工作流,这也是它的核心,除此之外已经有很多软件类别可以涵盖。当然OA都提供了:内部信息发布和通讯功能,最初的OA已经有公告、邮件和短消息,这也是一个全局性软件系统应有的基础功能。OA的扩展(我们所说的“+”)各不相同,实现方法也各不一样。下面我们展开阐述,让大家对OA有一个总体认识。

  OA的核心:工作流

  这里的工作流是指“文档工作流”,处理的对象是文档,文档不仅包含内容信息,还包含显示格式(表单)和处理规则(流程)等,这与ERP等信息系统中的工作流概念是有区别的。工作流一般包含:组织机构、表单、流程、文件库和基础数据五大部件,并提供一个定制环境。

  “公文”是工作流的一个重要应用,公文有规范,处理流程复杂。工作流必须满足公文处理的各项要素,方便公文的处理和管理,行政事业和大型企业都有大量的公文。

  工作流处于什么水平?就看是否可以支持使用单位中各种复杂的表单和流程。定制环境的易用性也很重要,早期的定制环境操作复杂,充满技术术语和逻辑,使用单位很难掌握。新一代的工作流通过拖、拽、点击、勾选就能完成表单和流程的定制,界面也已使用业务术语。

  工作流五大部件紧密关联,逻辑非常复杂,没有一定的技术和经验是很难自主开发出一套完整的工作流。有些OA借助国外开源工作流引擎或其它表单流程定制工具来完成工作流,降低了开发难度,但无法实现良好的易用性。OA开发中60%-70%的工作量都在工作流,工作流的通用性和易用性是OA产品化的关键。

  + 什么?(OA的扩展)

  +什么?各单位业务不一样,规模不一样,信息化建设程度不一样,对OA的扩展需求也各不相同,一般可分为两类:业务的和事务的。

  从OA厂商方面来说,面向企业的OA,通常会 +人事管理 +客户管理 +项目管理等,但有一定规模的企业往往就不需要这些了,功能也满足不了,它们需要专业的HR、CRM、ERP。事务方面的扩展,看起来比较一致,如 +会议室管理 +办公用品管理 +设备管理 +车辆管理 +图书管理,甚至 +报销管理 +用印管理 +合同管理等。

  OA厂商为了吸引客户,添加了一大堆扩展模块。但这些模块用户往往没有使用,因为使用麻烦,没有贴合实际。如果说工作流经过不断完善后具有比较好的通用性,那么扩展模块的通用性就没有那么高。需求差异,需求深浅不一,简单了满足不了,做深了又太复杂。

  其实,有了工作流,许多管理工作通过设计一个“表单+流程+文件库中的文件夹”就可以解决,简单又统一,没有必要五花八门。

  怎么+(如何扩展)

  OA中已经有了组织机构、工作流程和短消息,这为扩展应用的开发提供了很好的基础。通常“扩展模块”是一个独立的信息管理模块,权限和协作调用组织机构,审批调用流程,通知调用短信息,这就是OA扩展模块的结构。

  OA产品中扩展模块花花绿绿一大堆,但扩展需求的离散性,决定了其通用性不会太强,用户对扩展模块的期望值也不要太高。经验告诉我们,OA中只有一些简单易用的扩展模块最终被大部分用户使用了。

  量身定做是OA扩展的一个重要途径,对于深入应用的单位,在完全清楚自己需求的基础上,进行扩展功能的二次开发可以很好满足自己的需求。一般扩展模块的开发并不难,工作量也不大,重点在于需求的沟通与确定,确定:功能、数据、逻辑和界面,未开发之前就清楚开发出来的模样。

  结语:OA = 工作流+ 内部信息发布与通讯 + 扩展模块。明白了这个逻辑,看OA、选OA、实施OA、使用OA就有了方向。

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